사무직을 위한 약간 쓸모있고 안 신비한 업무 팁

출처: 사무직 16년차에서 멈춘 백수

1.인트라넷 혹은 사외 메일로 업무 파일을 받아서 본인 해당 부분을 수정해서 바로 회신하는 경우가 많다. 메일을 열었을 때 가장 먼저 해야 할 일은?

 해당 파일을 내 pc의 관련 폴더에 저장하는 일이다.
 파일을 메일에서 바로 열면 "temp"폴더로 가며, 내 수정 사항이 반영되지 않은 상태에서 바로 회신하는 실수의 원인이 될 수 있다.
 파일은 먼저 적당한 이름으로 저장한 후, 수정 사항 반영 등의 적당한 파일 제목으로 다른 이름으로 저장한 다음, 업무를 시작해라
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2.내 업무를 하고, 관련자가 여기에 작업을 덧붙이고, 상사가 여기에 또 수정하면 버전이 엄청나게 많아진다. 이거 어떻게 하나?
가능하면 수정사항은 버전별로 다 저장해라. 상사란 변덕스런 생물이라 "아니, 그때 그 거, 그걸로 다시 바꿔"라고 한 다음, 그게 없다고 하면 "왜? 왜 그렇게 일 처리를 해?"라고 화를 내는 생물이다. 내가, 동료가 그런 버전의 보고서를 만들었다면 그때 합당한 이유가 있었다는 이야기며, 나중에 쓸 일이 있다는 얘기다. 다만, 파일이 너무 많아지면 곤란하므로

 버전은 8.1 식의 넘버링을 확실하게 하고(큰 업그레이드는 1.0, 작은 수정은 1.1 이런 식으로)
 가급적 파일 이름에 수정 주체(_팀장님 수정, _기획부 의견 반영 등)를 반영하고,
 수정 주체 또는 목적별로 버전 폴더를 따로 관리하고, 최종조는 꼭 별도로 관리해라(본인은 최종조 파일 이름에 별을 붙인다)
 너무 버전이 많고 변경 사항을 관리해야 하는 경우에는 로그 파일을 관리해도 좋다(필요한 경우에만, 귀찮다)

3.상사란 변덕스럽고 성격 급한 생물이라 자신이 궁금한 점이 해답이 바로바로 나오지 않으면 화를 낸다.
현재 핫한 이슈의 FAQ 하드카피를 출력해서 상시 구비해 두는 것도 방법이며(아뇨 여기 보시면 있잖아요 이 새끼야 용도)
파일의 경우 윈도우 작업표시줄->해당 프로그램(엑셀, 워드 등)->최근 파일을 한번 클릭하면 핀이 보인다. 그 핀을 누르면, 해당 파일이 윗 위치로 고정된다. 폴더로 파일 위치를 찾지 않아도 바로 열린다는 얘기다. 전화로 내용 문의할 때 10초는 세이브할 수 있다.
우리 성질 급한 임원양반이 그거 말이야 그거...하고 나한테 바로 전화했을 때, 핀 처리 되어 있는 파일 바로 띄워서 해당 내용 외우고 있는 것처럼 상세 내용 줄줄 이야기했더니 애 일 잘한다고 뒤에서 칭찬했다고 한다(그럼 월급을 더 주등가)

4.내 일이 아니라도, 옆 팀, 관련 부서의 누가 어떤 일을 하는지 알고 있는 것은 중요하다. 가끔 외부/내부 고객이 뭘 물어보려고, 뭘 해결해달라고 전화를 한다. 그런데 이 일은 내 일이 아니라고 하고 끊는다. 맞는 얘기다. 그리고 더 해줄 필요는 없다. 그러나 이미 분노가 올라온 고객은 일이 잘 풀리지 않는 분노를 나한테 화풀이할 가능성이 있다. 누가 무슨 일을 하는지 안 상태에서는 "그 일은 ""부의 ""대리가 하고 있습니다. 지금 전화 돌려드리겠습니다. 끊기면 내선번호 ****로 전화하세요"하면 내 방어는 완벽하다.

5.참조 이즈 베리 임폴턴트(feat 김생민의 영수증)
메일의 참조 기능을 적극 활용하자. 뭔가 관련이 있고, 공유해야 하나 관심을 안 두려고 하는 동료에게 끊임없이 '아뇨 이건 니가 알아야 되는 일이거든요 이 새끼야' 할 수 있는 기본적인 방법은, 업무 메일에서 참조로 넣는 방법이다.
때로는 참조 목록에 들어가는 것도 부담스럽다는 개복치 동료가 있다. 사내 메일 시스템에는 '숨은 참조' 기능이 그래서 개발됐나 보다.

더 쓰려고 했는데 당시 상사 양반이 자리에 돌아와서 중단되었던 글입니다. 후... 잘 계시죠... 아니 어쩌든 상관없지.